Of, waarom (veel) (grote) automatiseringsprojecten mislukken

Eerste deel: de plannen

(Over een week volgt deel twee. In deel vier, slot, volgt het antwoord op de vraag hoe je de olifant op eet)

Waarom gaan zoveel automatiseringsprojecten mis? Ik denk dat het te maken heeft met de omvang ervan. In een aantal blogs wil ik dat aan u proberen uit te leggen.
Dit is het eerste deel: wat er goed gaat.

Plannen maken

Er worden plannen gemaakt om iets dat niet goed loopt te verbeteren of iets dat nu nog met de hand gaat te automatiseren. Prima. Werkgroepen komen bijeen. Multidisciplinair. De plannen worden groots opgezet. Dit er nog even bij en dat, want dat was altijd al een doorn in het oog – daar zijn onze klanten heel blij mee – en als we dat ook nog even meenemen, wat voor een besparing zou dat niet opleveren. Kortom, na verloop van tijd ligt er een heus ‘business plan’.

Alles wordt gepland en in gereedheid gebracht

Het hele traject gaat drie jaar duren, plant men. De begroting is rond, er is een post onvoorzien van 5% opgenomen. Er worden mijlpalen afgesproken om tussentijds te kunnen vaststellen of men nog steeds op koers zit. Er wordt een methodologie gekozen op basis waarvan zal worden gewerkt. Er worden mensen op cursus gestuurd. Er is een projectstructuur opgetuigd met een stuurgroep, project- en werkgroepen, de mensen zijn geselecteerd en toegewezen, iedereen weet wat hij of zij moet doen. Ook zijn auditors van niet de minste accounting kantoren benoemd om de kwaliteit van het hele proces te bewaken. Kortom, alles is gereed.

De kick-off

Het grote moment is eindelijk daar: men gaat van start. Een kick-off sessie, waarbij iedereen aanwezig is, vormt het startsein. Een toespraak van de directeur – hoe fantastisch het allemaal is – van de projectleider – hij neemt de planning nog eens door – en een betrokken klant over het feit dat ook hij er veel belang aan hecht.

Borrel en buffet

Over ruim drie jaar, zo zegt de directeur, staan we hier weer. Het is dan 1 januari van dat en dat jaar en met een grote big bang gaan we, als alles goed gaat, het nieuwe systeem in gebruik nemen. Tot het zover is vraagt hij om meer dan maximale inzet. We gaan gedurende drie jaar twee keer zoveel doen. Ons gewone werk én dit project. Iedereen knikt. Dat spreekt immers vanzelf, het is erg belangrijk. Daarna volgt de gezamenlijke borrel en buffet. De sfeer is goed, iedereen heeft er zin in.

Ondanks mijn wat cynische ondertoon zou je kunnen zeggen so far so good.

(Wordt vervolgd).