Of, waarom (veel) (grote) automatiseringsprojecten mislukken

Tweede deel: bewegende doelen

Waarom gaan zoveel automatiseringsprojecten mis, vroeg ik in de vorige blog af? Ik denk dat het te maken heeft met de omvang ervan. In een aantal blogs wil ik dat aan u uitleggen.
Dit is het tweede deel: bewegende doelen.

In de eerste blog over dit onderwerp ( lees het hier), beschreef ik de plannenmakerij. Een groot automatiseringsproject wordt in de steigers gezet.

Het project gaat van start: het ontwerp is bevroren

Het project is van start gegaan. De eerst mijlpalen worden gehaald, men is binnen budget.

Successen moet je vieren, dus iedereen komt van tijd tot tijd weer bij elkaar. Tijdens de borrel hoor je hier en daar een enkeling zeggen dat er nog wat functionaliteit aan zit te komen, want ja, de business gaat immers gewoon door en de markt is altijd in beweging. Iemand suggereert dat je zo niet kunt automatiseren. Je krijgt dan bewegende doelen. Alles is bevroren, de tijd staat eigenlijk drie jaar stil. Ja, hallo, roept iemand anders, dat gaat toch niet, de business gaat altijd voor. We gaan toch geen nee verkopen?

Men begint iets uit te lopen

Maar na verloop van tijd moet het functioneel ontwerp, ondanks de bevriezing, worden opengebroken en moeten er zaken aan worden toegevoegd. Dat kan nu nog, vindt de stuurgroep. Maar er zijn ook wat problemen met de reviews van wat tot dusver is opgeleverd. In de planning is hiervoor te weinig tijd ingeruimd. Men begint  iets uit te lopen, maar dat halen we wel weer in, zo valt te beluisteren. Want sommige zaken kunnen eigenlijk in dit stadium wel worden geschrapt.

De druk neemt toe, er mag niet over vertragingen worden gesproken

In de twee jaar die volgt wordt de druk steeds groter. Men begint steeds verder uit te lopen. Iedereen weet het, niemand zegt het. De stuurgroep verbiedt alle betrokken openlijk over de vertraging te spreken. De gedachte is dat als je hardop over vertragingen gaat spreken, ze ook zullen plaatsvinden. Je roept het als het ware over je af. Dat het inmiddels een feit is dat het allemaal langer gaat duren, wordt genegeerd.

Concessies aan de kwaliteit

Vooral het ‘middengedeelte’ binnen de planning, de programmering en op het slot, het testen. Met een versnelde programmering moet in eerste instantie de verloren tijd weer worden ingehaald. De druk is inmiddels zo groot, dat de verloven worden ingetrokken, er wordt weekenden doorgewerkt.

De wishlist

Ook worden er concessies aan de functionaliteit gedaan. Er wordt een wishlist gemaakt en daar komen de zaken op te staan, die nu niet kunnen worden geprogrammeerd. Ook alle nieuwe zaken die de business aan blijft leveren, komen op de wishlist. Iedereen is tevreden want zo worden de punten niet uit het oog verloren. Inmiddels is de functionaliteit tot op de helft uitgekleed, maar tezamen met de wishlist zitten we nog op het goede spoor.

(Wordt vervolgd).