Of, waarom (veel) (grote) automatiseringsprojecten mislukken

Derde deel: misplaatst optimisme

Waarom gaan zoveel automatiseringsprojecten mis, vroeg ik in de twee vorige blogs af? Ik denk dat het te maken heeft met de omvang ervan. In een viertal blogs wil ik dat aan u uitleggen.
Dit is het derde deel: misplaatst optimisme.

In de twee voorgaande blogs beschreef ik de totstandkoming en de start van een automatiseringsproject.

De conclusie van de eerste blog (lees het hier) was dat tijdens de plannenmakerij tot aan de kick-off alles goed verliep.

In de tweede ging (lees het hier) er al van alles fout. Aanpassingen aan het ontwerp kunnen niet meer plaatsvinden (anders krijg je bewegende doelen) maar worden toch gedaan. Er is te weinig tijd om dat wat in fasen wordt opgeleverd te reviewen en men begint op de plannen te uit te lopen. Ook worden delen die verderop in de tijd gepland staan weggeschoven of men besluit ze helemaal niet meer te gaan doen, zoals delen van de programmering en delen van het testen.

De druk wordt steeds hoger

De druk wordt hoger en hoger, want men loopt naar verluidt behoorlijk achter. Iedereen weet dat het nog veel erger is, maar daar mag niet hardop over worden gesproken. Dat werkt demotiverend. Een aantal managers meent dat openlijk over vertraging spreken de verkeerde intentie oproept. Medewerkers zeggen dat het geen intenties zijn, maar feiten. Een aantal van deze mensen hebben het project dan ook inmiddels verlaten. De auditors waarschuwen voortdurend, voor de vertraging in zijn algemeenheid, voor het steeds maar verder uitkleden van de functionaliteit, respectievelijk toevoegen van nieuwe, het schrappen van toekomstige testonderdelen, maar ja, zo hoor je op de borrels, dat zijn toch ‘remmers in vaste dienst’. Die mensen denken in problemen in plaats van in oplossingen. De auditors geven ook aan dat de stuurgroep – het hoogste orgaan binnen de projectorganisatie – zich niet goed laat informeren, waardoor men niet aan sturen toekomt, respectievelijk fout stuurt.

Quick and dirty

De test scripts zullen helaas niet allemaal kunnen worden uitgevoerd. Dat begrijpt men toch wel. Daar is geen tijd meer voor. Men zal het quick and dirty moeten doen. De stuurgroep wordt gemeld, dat de planning min of meer gehaald gaat worden, misschien wordt het een maand of twee later, dus 1 maart, maar dat is op een periode van drie jaar toch niet slecht? Trouwens, 1 januari is niet zo’n handige datum, bij nader inzien, want de kerstperiode zit er vlak voor. Dan zijn veel mensen met verlof. Iedereen loopt op z’n laatste benen, met al dat overwerk en gebrek aan verlof.

De workaround

Als het testen eenmaal is begonnen, blijkt uit de testen die wel worden gedaan dat er tijd moet worden ingebouwd voor herstel van fouten en opnieuw testen. Die tijd is er niet, het was niet gepland en men loopt al fors uit budget. Doe maar een workaround en zet het ook maar op de wishlist, roept de projectleider. Welbeschouwd zijn deze punten immers toch helemaal niet zo cruciaal.

De generale repetitie: wat gaat de olifant baren?

De grote dag van de alles omvattende eindtest komt eraan. De generale repetitie. Die zal op een zaterdag gebeuren. Want de business kan door de week niet verstoord worden. Het is inmiddels al ruim driekwart jaar na de beoogde 1 januari. Budgettair heeft men dat enigszins kunnen oplossen door fors verder in het ontwerp de snijden en allerlei tests naar later te verschuiven of door ‘quick and dirty workarounds’ oplossingen door te voeren. De wishlist wordt als maar langer en om iedereen die teleurgesteld is omdat er functionaliteit is gesneuveld tevreden te houden, wordt de wishlist door middel van eindeloze sessies met de betrokkenen, geprioriteerd. Dat is handig. Weten we meteen waarmee we doorgaan, als het project eenmaal is afgerond. Ook staan er inmiddels allerlei zaken op de wishlist die de business heeft aangedragen, omdat de markt, het zij nog maar weer eens herhaald, niet stil heeft gestaan.

Het is zaterdag ochtend. Iedereen is er en in spijkerbroek. Ook nu is de stemming goed. Er is koffie, er zijn broodjes. Tot ’s avonds laat heeft men de vorige avond nog aan van alles doorgewerkt. Nu staat alles klaar. Nu volgt dan eindelijk de druk op de knop en….

(wordt vervolgd).