Stephen Covey beschrijft in zijn boek The Seven Habits Of Higly Effective People dat je het beste je prioriteiten zo kunt stellen dat je je zoveel mogelijk bezig houdt met belangrijke zaken die níet urgent zijn. Om dat te begrijpen heeft hij een matrix ontwikkeld, waardoor het direct duidelijk wordt.

Het is een invulling van de tweede habit, first things first. Klik hier voor ‘houd de zaag scherp’, hier voor de ‘doorbraak’, ‘doelen stellen’,  van afhankelijk naar onafhankelijk’, ‘moeten versus kiezen’, ‘overtuigingen en doorbraken’ en hier voor ‘zijn gedachtengoed’ voor eerdere blogs over Stephen Covey.

De Time Management Matrix

Hij noemt deze matrix de time management matrix. Er zijn twee assen, waardoor er vier vlakken ontstaan. De ene as geeft de mate van belangrijkheid aan, dus van heel belangrijk tot onbelangrijk, de andere as de urgentie, dus van heel urgent tot niet urgent.

Doorgaans bevinden we ons, afhankelijk van wat we aan het doen zijn, in alle vier de vlakken, voor langere of kortere tijd. Overdag zijn we met allerlei belangrijke zaken bezig, die, hopelijk voor je, niet urgent zijn, maar kom je thuis van een dag hard werken en/of in de file staan, dan verzeil je vaak onwillekeurig in het vlak onbelangrijk en niet urgent: je zit na de maaltijd (urgent en belangrijk) voor de buis en kijkt bijvoorbeeld naar een talkshow of spelprogramma. Niet belangrijk en niet urgent. Je kunt immers zonder. Sommigen zullen zeggen dat het ontspanning is en daarmee dus belan
grijk, dat kan, dan schuif je wat op in der richting van belangrijk. Zo werkt de matrix.

Belangrijk en niet urgent

Dat telefoontje aan je schoonmoeder, dat je voor je uit schuift, is belangrijk maar niet urgent, net zoals misschien het doen van het betalen van rekeningen. Als je er maar lang genoeg mee wacht, worden die betalingen vanzelf urgent en ze waren al belangrijk. Ze schuiven als het ware van het ene vlak naar het andere.

Zandzakken sjouwen

Zo is het ook met ons werk. Wij hadden bij mij op kantoor mensen die zich bezig hielden met wat ik noemde het ‘sjouwen van zandzakken’ om allerlei dijkdoorbraken – crisissituaties – het hoofd te bieden. Vaak door henzelf gecreëerd, waren ze een meester in zich bezig te houden met urgente en belangrijke zaken. Wat ze verzuimd hadden was om in rustige tijden zodanige preventieve maatregelen te nemen, dat urgentie kon worden vermeden. Je bezig houden met preventie is belangrijk en niet urgent: het dak repareren als de zon schijnt.

Stel je prioriteiten

Er is niet verkeerds aan om je van tijd tot tijd in alle vlakten te bevinden. Je moet alleen zien te vermijden dat je door verkeerde planning of verkeerde prioriteiten te stellen, altijd maar achter de feiten afloopt.  Je wilt vermijden noodgedwongen bezig te zijn met belangrijke of onbelangrijke zaken die urgent geworden zijn, maar dat aanvankelijk niet waren.

Zo wordt het vlak ‘niet-urgent/niet belangrijk’ door Covey ’tijdverspilling’ genoemd, het vlak niet urgent/belangrijk’ beter te ‘vermijden’, want het ‘leidt af’ en je vooral te ‘focussen’ op het vlak ‘niet-urgent/belangrijk’, want dat geeft ‘quality time’.

In het plaatje van de matrix zie je voorbeelden voor elk vlak.